Traitement automatique des emails, factures et documents
Lire, trier, extraire et classer ce qui arrive dans vos boîtes mail, sans ressaisie.
Le traitement automatique des documents consiste à lire les emails, factures, bons de commande ou formulaires reçus, à en extraire les informations utiles et à les enregistrer dans vos outils sans ressaisie. KODY met en place ces chaînes de traitement sur devis, selon les volumes et la variété des documents.
Traitement automatique des emails et documents : notre approche
Nous combinons trois techniques : OCR pour les documents scannés, règles pour les formats stables, modèles d'IA pour les emails et les documents hétérogènes. Chaque extraction passe par des contrôles de cohérence ; en cas de doute, le document part en validation humaine, ce qui évite d'introduire une erreur dans votre comptabilité ou votre CRM.
Sur Classyc, SaaS que nous avons conçu pour les enseignants, l'automatisation du suivi des progressions, du cahier journal et des emplois du temps a réduit de 60 % le temps de traitement administratif. Comme ces flux transportent souvent des données personnelles, nous décidons avec vous où elles sont traitées et quels modèles d'IA y ont accès.
Pour qui ?
- Services comptables qui saisissent les factures fournisseurs à la main
- Services commandes qui recopient les bons de commande reçus par email
- Équipes support qui trient une boîte de contact partagée
- Services RH et administratifs qui classent de nombreux justificatifs
- Entreprises qui produisent chaque semaine les mêmes documents récurrents
Ce qui est inclus
- Analyse d’un échantillon de vos documents et emails réels
- Tri et routage automatique des emails entrants
- Extraction des données : montants, dates, références, coordonnées
- Interface de validation humaine pour les cas incertains
- Enregistrement dans vos outils : comptabilité, CRM, ERP, GED
- Génération automatique de documents récurrents
- Suivi du taux de traitement automatique et des rejets
Déroulé de la prestation
- 01
Échantillon et typologie
Nous analysons un lot de documents et d'emails réels pour identifier les formats, leurs variantes et les informations à extraire.
- 02
Prototype d’extraction
Un premier traitement sur cet échantillon mesure ce qui est correctement extrait et définit les règles de passage en validation humaine.
- 03
Intégration
Branchement sur la boîte mail, le dossier partagé ou le scanner en entrée, et sur vos outils métier en sortie.
- 04
Mise en production progressive
Démarrage avec validation systématique, puis automatisation des cas fiables à mesure que les résultats se confirment.
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Quelques lignes sur votre contexte suffisent. Nous revenons vers vous sous 24h avec les questions utiles et, si le besoin est clair, un devis.
- Réponse sous 24h
- Premier échange gratuit et sans engagement
- Devis détaillé avant tout démarrage
Traitement automatique des emails et documents : questions fréquentes
L’IA peut-elle lire des factures aux formats différents ?
Oui. Un modèle d'IA s'adapte à des formats variés, alors qu'un système à base de règles casse dès qu'un fournisseur change sa mise en page. Comme il peut se tromper, chaque extraction passe par des contrôles de cohérence (par exemple, des totaux qui correspondent) et les cas douteux sont soumis à une validation humaine.
Nos documents contiennent des données personnelles : est-ce un problème ?
Non, à condition de le prendre en compte dès la conception. Nous identifions les données sensibles, limitons ce qui est transmis aux modèles d'IA et arbitrons avec vous entre un service cloud, un hébergement en Europe ou un modèle exécuté sur votre infrastructure. L'architecture reste portable si vous changez de fournisseur d'IA.
Combien coûte l’automatisation du traitement des documents ?
Le projet est chiffré sur devis. Le prix dépend du volume de documents, du nombre de formats différents, des outils à alimenter et du niveau de validation humaine souhaité. Nous estimons les coûts d'exécution des modèles d'IA dès le cadrage, pour que vous connaissiez le coût par document. Le premier échange est gratuit.
Faut-il tout automatiser dès le départ ?
Non, c'est rarement souhaitable. Nous commençons par le type de document le plus fréquent, avec une validation systématique, puis nous automatisons les cas fiables au fur et à mesure. Si vous ne savez pas quel flux traiter en premier, notre Audit IA compare les gains et les efforts de chaque piste.
Autres prestations : Automatisation des processus métier
Workflows n8n et Make
Relier vos applications et supprimer les tâches répétitives, avec l’outil le plus simple qui tient la charge.
- Cartographie du processus actuel et du processus cible
- Scénarios n8n, Make, Zapier ou Power Automate configurés et testés
- Connecteurs API et webhooks vers vos applications
- Gestion des erreurs, relances automatiques et alertes
Synchronisation CRM et ERP
Une donnée saisie une seule fois, à jour dans tous vos outils.
- Cartographie des flux de données entre vos outils
- Règles de référence : quel outil fait foi pour chaque donnée
- Connecteurs API et webhooks, unidirectionnels ou bidirectionnels
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Création de site internet
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Logiciel sur mesure & SaaS
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Agents IA & RAG
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Audit IA & Automatisation
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Développement d'application mobile
Applications iOS, Android et outils métier terrain, conçus pour tenir en production, y compris quand le réseau ne suit pas.
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