Traitement automatique des emails, factures et documents

Lire, trier, extraire et classer ce qui arrive dans vos boîtes mail, sans ressaisie.

Le traitement automatique des documents consiste à lire les emails, factures, bons de commande ou formulaires reçus, à en extraire les informations utiles et à les enregistrer dans vos outils sans ressaisie. KODY met en place ces chaînes de traitement sur devis, selon les volumes et la variété des documents.

PythonOCRLLMn8nAPI RESTWebhooksTypeScript

Traitement automatique des emails et documents : notre approche

Nous combinons trois techniques : OCR pour les documents scannés, règles pour les formats stables, modèles d'IA pour les emails et les documents hétérogènes. Chaque extraction passe par des contrôles de cohérence ; en cas de doute, le document part en validation humaine, ce qui évite d'introduire une erreur dans votre comptabilité ou votre CRM.

Sur Classyc, SaaS que nous avons conçu pour les enseignants, l'automatisation du suivi des progressions, du cahier journal et des emplois du temps a réduit de 60 % le temps de traitement administratif. Comme ces flux transportent souvent des données personnelles, nous décidons avec vous où elles sont traitées et quels modèles d'IA y ont accès.

Pour qui ?

  • Services comptables qui saisissent les factures fournisseurs à la main
  • Services commandes qui recopient les bons de commande reçus par email
  • Équipes support qui trient une boîte de contact partagée
  • Services RH et administratifs qui classent de nombreux justificatifs
  • Entreprises qui produisent chaque semaine les mêmes documents récurrents

Ce qui est inclus

  • Analyse d’un échantillon de vos documents et emails réels
  • Tri et routage automatique des emails entrants
  • Extraction des données : montants, dates, références, coordonnées
  • Interface de validation humaine pour les cas incertains
  • Enregistrement dans vos outils : comptabilité, CRM, ERP, GED
  • Génération automatique de documents récurrents
  • Suivi du taux de traitement automatique et des rejets

Déroulé de la prestation

  1. 01

    Échantillon et typologie

    Nous analysons un lot de documents et d'emails réels pour identifier les formats, leurs variantes et les informations à extraire.

  2. 02

    Prototype d’extraction

    Un premier traitement sur cet échantillon mesure ce qui est correctement extrait et définit les règles de passage en validation humaine.

  3. 03

    Intégration

    Branchement sur la boîte mail, le dossier partagé ou le scanner en entrée, et sur vos outils métier en sortie.

  4. 04

    Mise en production progressive

    Démarrage avec validation systématique, puis automatisation des cas fiables à mesure que les résultats se confirment.

Réalisations liées

Traitement automatique des emails et documents : demandez votre devis

Quelques lignes sur votre contexte suffisent. Nous revenons vers vous sous 24h avec les questions utiles et, si le besoin est clair, un devis.

  • Réponse sous 24h
  • Premier échange gratuit et sans engagement
  • Devis détaillé avant tout démarrage

Traitement automatique des emails et documents : questions fréquentes

L’IA peut-elle lire des factures aux formats différents ?

Oui. Un modèle d'IA s'adapte à des formats variés, alors qu'un système à base de règles casse dès qu'un fournisseur change sa mise en page. Comme il peut se tromper, chaque extraction passe par des contrôles de cohérence (par exemple, des totaux qui correspondent) et les cas douteux sont soumis à une validation humaine.

Nos documents contiennent des données personnelles : est-ce un problème ?

Non, à condition de le prendre en compte dès la conception. Nous identifions les données sensibles, limitons ce qui est transmis aux modèles d'IA et arbitrons avec vous entre un service cloud, un hébergement en Europe ou un modèle exécuté sur votre infrastructure. L'architecture reste portable si vous changez de fournisseur d'IA.

Combien coûte l’automatisation du traitement des documents ?

Le projet est chiffré sur devis. Le prix dépend du volume de documents, du nombre de formats différents, des outils à alimenter et du niveau de validation humaine souhaité. Nous estimons les coûts d'exécution des modèles d'IA dès le cadrage, pour que vous connaissiez le coût par document. Le premier échange est gratuit.

Faut-il tout automatiser dès le départ ?

Non, c'est rarement souhaitable. Nous commençons par le type de document le plus fréquent, avec une validation systématique, puis nous automatisons les cas fiables au fur et à mesure. Si vous ne savez pas quel flux traiter en premier, notre Audit IA compare les gains et les efforts de chaque piste.

Autres prestations : Automatisation des processus métier

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